Neste post, vamos mostrar como superar os principais desafios envolvidos na implantação de um sistema hospitalar ERP.
Gerenciar de forma eficiente todos os processos de uma instituição de saúde é uma tarefa difícil. No entanto, com auxílio da tecnologia é possível estruturar as informações para tomada de decisões estratégicas. A implantação de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) oferece diversos benefícios: organiza grandes fluxos de dados, integra departamentos e/ou setores diversos, extrai informações precisas, entre outros.
A implantação de um sistema hospitalar gera grandes desafios à empresa. Logo, é fundamental ter um bom plano de implantação, e ter clareza dos critérios para a escolha de um fornecedor.
O que são sistemas integrados de gestão?
Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (sigla ERPs traduzida para o português) são plataformas tecnológicas que dão suporte às operações das empresas, permeando por todas suas áreas. Essa categoria de software funciona de forma integrada e simultânea, fornecendo apoio para as diversas áreas hospitalares, tais como comercial, cadastro, agendamento cirúrgico, internação, gestão de leitos, central de guias, assistência, enfermagem, exames, farmácia, suprimentos, faturamento, custos, auditoria, financeiro / controladoria, qualidade etc.
Como toda a operação gera uma enorme quantidade de dados que são armazenados nos sistemas hospitalares, elas se tornam uma valiosa fonte de informações gerenciais, que podem e devem ser utilizadas para a melhoria dos serviços da instituição.
Quais as dificuldades para escolher um bom sistema hospitalar?
Dentre as maiores dificuldades para a escolha de um bom sistema hospitalar estão: preço, custo e prazo de implantação.
Por serem sistemas grandes e complexos, o custo de licença das ferramentas líder de mercado (leia MV Sistemas e Tasy) acabam sendo elevados. Porém não para por aí. É necessário mobilizar a equipe interna do hospital, e investir diversas horas da sua equipe durante toda a implantação do sistema. Certamente este esforço interno deve ser colocado na ponta do lápis, pois a implantação se trata de um processo complexo e muito detalhado, e que se não for bem planejado pode sair muito mais caro que o previsto, e extrapolar os prazos de implantação estabelecidos.
Então, como escolher um bom sistema hospitalar?
Não adianta pensar que um novo sistema hospitalar resolverá rapidamente todos os problemas da instituição. Se o hospital não se preparar bem para a implantação e operação com a nova ferramenta, é muito provável que as atividades do dia a dia irão se tornar muito mais complicadas inicialmente, e o tempo para que o sistema venha operar com todo seu potencial se prolongue.
Para escolher adequadamente um sistema ERP, é fundamental olhar para dentro. É preciso ter clareza de quais são as necessidades internas. Se não houverem processos bem desenhados e padronizados, a instituição não saberá o que procurar no mercado. Muitas vezes achamos que a origem de nossos problemas estão nos sistemas de informação, quando na verdade estão nos processos. É necessário ter processos eficientes, e alinhados com planejamento estratégico, ou seja, que gerem os indicadores necessários para uma boa gestão nos níveis operacionais, táticos e estratégicos, possibilitando o acompanhamento da performance da instituição em todos os níveis.
Uma vez que há a clareza dos processos internos, é viável buscar ferramentas que se adequam ao seu processo, e não o contrário.
Dicas pré-decisão
Realize benchmarking; tanto de sistema hospitalar quanto de processos. Procure outras instituições que já utilizam as ferramentas que estão em vista do seu hospital. Como elas resolvem seus problemas? Qual é o apoio que o sistema hospitalar fornece para o processo almejado?
Envolva os especialistas de cada setor do hospital. Eles devem conhecer muito bem os processos internos, e com isso possuem condições de avaliar se as ferramentas candidatas conseguem atender às necessidades internas. O ideal seria que os gestores pudessem visitar outras instituições para vê-la em funcionamento.
Escolha um parceiro de longo prazo. Os negócios mudam; os processos mudam; a legislação muda; o planejamento muda. Ao implantar um sistema, a certeza mais forte é que ele irá precisar mudar. Cada uma dessas mudanças pode ter um impacto no sistema hospitalar, e serão necessárias mudanças e customizações. Tenha em mente que a relação com o fornecedor será constante, então avalie os preços de manutenção e customizações. Também avalie o suporte fornecido junto com o SLA(Service level agreement). Envolva a TI para apoio no entendimento do que seria um SLA aceitável para os diversos problemas que podem ocorrer no dia a dia da operação.
As 7 dicas da implantação
Para que a implantação ocorra bem, algumas precauções precisam ser tomadas:
- Tenha muito claro no contrato com o fornecedor quais são as responsabilidades de cada uma das partes no que tange à implantação. Quantos consultores serão disponibilizados? Quando será considerado que um módulo foi corretamente implantado? Qual é o critério de aceite? Haverá acompanhamento da operação inicial? por quanto tempo?
- Defina pessoas que serão referências da equipe para cada um dos módulos implantados. É fundamental ter uma pessoa muito bem treinada e preparada para resolver os problemas de operação, ou para ir atrás da solução. Esta pessoa deve ser como um de seus papéis a eliminação de impedimentos da sua equipe, auxiliando na adoção da nova ferramenta e diminuindo os atritos causados pela natural resistência à mudanças.
- Crie uma estratégia de comunicação que deixe claro para a instituição como um todo, quem são as referências em cada um dos módulos, pois durante o processo de implantação a comunicação entre elas será fundamental.
- Identifique os influenciadores de sua instituição. Envolva-os cedo no processo de decisão e de implantação, mostrando os benefícios da nova ferramenta e alinhando os resultados esperados. Eles podem ser chave para minimizar a resistência das equipes.
- Planeje a implantação faseada. Colocar todos os módulos em operação de uma vez só pode se tornar caótico. Analise junto ao fornecedor se é viável a implantação de poucos módulos por vez, de forma que cada um deles seja bem implantado e parametrizado. Avance para outros módulos conforme obter a estabilidade desejada nos atuais. Lembre-se que a chave para uma boa operação é uma boa implantação. Pode ser melhor ter alguns módulos funcionando com toda sua potencialidade do que todos os módulos funcionando mal parametrizados para os processos do hospital e gerando retrabalho na operação.
- Treine as equipes. Para garantir o sucesso na implantação do ERP é fundamental o engajamento das pessoas envolvidas no manejo dessa ferramenta. Portanto, é indispensável disponibilizar um treinamento completo para todos que terão contato com o sistema, visto que alguns colaboradores podem sentir dificuldades na sua utilização.
- Tenha um plano B. No início da operação nem tudo são flores, e o hospital não pode parar. O que fazemos se não é possível dispensar um medicamento pelo sistema? O paciente precisa do medicamento, então é fundamental ter um plano de controle paralelo no início da operação, para que em caso de problemas ainda assim seja possível corrigir os registros de sistema posteriormente.
Conclusão
A escolha de um bom sistema hospitalar ERP é vista como uma parte crucial para o sucesso da gestão a médio e longo prazo. Por esse motivo, a ferramenta deve estar alinhada aos objetivos e ao perfil da instituição, permitindo uma maior interação entre os departamentos e proporcionando a criação de fluxos de trabalho mais eficazes.
Ao escolher um sistema integrado de gestão, não leve em consideração apenas as funcionalidades de que você precisa atualmente, mas também as que serão úteis no futuro.
Além disso, deve ser avaliado o grau de dificuldade de implantação, dado que isso vai impactar diretamente na rotina de operações da empresa.
A implantação de um sistema ERP, propicia diversas vantagens, como o aumento na produtividade, além de contribuir no crescimento e na qualidade de gestão, integrando e organizando as mais diversas rotinas.