Você sabe como a gestão comercial pode conseguir melhores contratos com as operadoras? Atualmente, muitas instituições têm dificuldades de negociação.
Uma vez que as mudanças no modelo de remuneração requer que os hospitais diminuam os desperdícios e entendam melhor o ciclo de receitas, a boa negociação de contratos é fundamental.
Você verá neste post como a gestão comercial está envolvida nas mudanças recentes dos modelos de remuneração dos hospitais, assim como os erros mais comuns cometidos. Por fim, você verá como um software de gestão é útil para resolver as dificuldades.
Quer melhorar a gestão comercial do seu hospital? Então veja agora o que fazer. Boa leitura!
Contexto do mercado
Há algumas décadas, o modelo de remuneração mais utilizado no Brasil é o fee-for-service. Infelizmente, nesse modelo, quanto mais recursos (diárias, materiais, medicamentos, exames etc.) forem utilizados para o atendimento de um paciente, maior será a receita do hospital, ou seja, há um incentivo ao desperdício.
Embora haja uma tendência de mudança desse modelo nos próximos anos, isso deve acontecer de modo gradual, ao passo que não há um modelo definitivo para substitui-lo.
A tendência de mudança ocorre em parte por causa do custo da desconfiança.
Os convênios criaram estruturas de auditoria para avaliar se os hospitais estão utilizando os recursos de maneira coerente e de acordo com as recomendações e a literatura médica. Por outro lado, os hospitais também criaram estruturas para auditar internamente as contas, ajustando as inconsistências antes do envio e também criaram estruturas para recuperar glosas.
Novos desafios
As operadoras já entenderam o risco e o desperdício existente no modelo atual, uma vez que manter uma estrutura de auditoria traz custos extras. Nesse cenário, percebemos um movimento no sentido de criar pacotes de tratamentos por procedimento.
Neste sentido, as operadoras estão propondo aos hospitais o pagamento pelo tratamento completo (pacote), ao invés de pagar por diárias, exames, medicamentos etc.
No pagamento por pacote, paga-se um valor fechado para a realização de procedimentos, independentemente do que foi consumido (como exames, diárias, medicamentos, horas no centro cirúrgico etc.).
Uma das grandes vantagens desse modelo de remuneração está no compartilhamento dos riscos. No modelo fee-for-service, o risco é todo da operadora. Enquanto no modelo de pacotes ele é compartilhado entre a operadora e o hospital.
Em razão dessa mudança de comportamento, os hospitais têm encontrado grandes desafios. Há grandes preocupações. Com os pacotes, as instituições precisam manter seus custos sob controle para aumentar sua margem.
Papel da área de gestão comercial hospitalar
O grande desafio do hospital, então, é usar somente os recursos necessários para a realização dos procedimentos e a melhora do paciente.
O objetivo deve ser a redução dos custos com um bom desfecho.
No modelo fee-for-service, a gestão de custos era muitas vezes negligenciada, dado que aumentando a produção de diárias e exames, aumentava-se a receita.
A área comercial tem dois papéis fundamentais, o externo e o interno. Externamente, deve ser a interface com as operadoras de saúde. Neste papel sua missão é negociar os modelos de faturamento, e também os contratos e os valores a serem recebidos.
Já internamente, é necessário garantir que as regras contratuais sejam conhecidas por todos os profissionais dos setores interessados, como: cadastro, suprimentos, central de guias, assistência, faturamento e auditoria.
Desta forma, as áreas envolvidas atuarão para diminuir as glosas e aumentar o faturamento do hospital.
Falha na gestão de contratos
Veja agora quais são os principais erros cometidos na gestão comercial hospitalar.
Ausência de organização
Além do que já foi dito, muitos hospitais não contam com organização de contratos.
Problemas comuns são o não entendimento da legislação vigente, bem como a existência de adendos sobre adendos, que, muitas vezes, acabam se contradizendo. Tudo isso gera incertezas para os colaboradores e aumenta as chances de acontecerem glosas.
Falta de clareza
Alguns contratos deixam pontos importantes de fora, e tudo que não está claro e bem definido pode ser um ponto de glosa. A operadora pode tentar glosar baseado no entendimento dela, e como não há clareza contratual, tem que ser resolvido negocialmente.
Falha na comunicação interna
Quando a área comercial não consegue comunicar internamente quais são as regras vigentes de cada operadora, os procedimentos realizados poderão não estar em conformidade com o contrato, levando a mais glosas.
Ausência de relatórios gerenciais dos resultados
Um erro comum na gestão dos hospitais é não ter ou não usar os relatórios gerenciais dos resultados. Quando isso acontece, a instituição tem dificuldades para analisar o ciclo de receitas e verificar quais procedimentos geram mais glosas e desperdícios.
Além disto, antes de negociar um pacote é muito importante saber quanto custa o procedimento de sua instituição.
Dicas para formular um bom contrato
O setor de faturamento deve ser envolvido, já que ele é responsável pela análise e submissão das contas para os planos de saúde.
Também é importante envolver os médicos e enfermeiros, para verificar se as melhores práticas da medicina serão contempladas no contrato.
É imprescindível que:
- o contrato seja coerente com o que foi combinado verbalmente;
- a operação seja viável;
- os valores sejam definidos de acordo com as informações gerenciais do hospital;
- as regras sejam claras e os casos de exceção sejam bem mapeados.
Para que o contrato seja bem formulado é importante que a área comercial:
- levante a parte documental para ter clareza sobre as regras contratuais atuais, entendendo o que está coberto e o que é dúbio;
- se prepare para a negociação, portando os relatórios de custos dos serviços e procedimentos, bem como qualquer documentação que comprove glosas infundadas.
- consulte os setores afetados (como faturamento, suprimentos e assistência) para que estudem a viabilidade das ações e proponham sugestões para a negociação;
- trabalhe em forma conjunta com a área jurídica para que a legalidade do contrato seja assegurada, bem como a inexistência de brechas que possam ser exploradas pelas operadoras;
A partir do fechamento do contrato, é necessário que um plano de comunicação interna seja criado. Assim todas as áreas envolvidas terão plena ciência das regras que passarão a ser vigentes. Desse modo, os colaboradores atuarão para melhorar os serviços prestados e trazer mais receitas à instituição.
Apoio tecnológico
Um bom software é capaz de ajudar na estruturação de processos e na organização de informações. É importante contar com um programa capaz de emitir os mais variados relatórios.
Avalie serviços que ajudem sua instituição na organização de protocolos e dados, ajudando o hospital a fechar um bons pacotes. Você também pode avaliar uma consultoria especializada no seu ciclo de receitas para ajudar todas as áreas a aumentar sua efetividade e reduzir glosas.
Esperamos que com este artigo você consiga negociar melhores contratos para sua instituição, e assim conseguir mais receita para investimentos e para melhor atender seus pacientes.