Você sabia que entender e preencher as lacunas no ciclo de receita é fundamental para que o hospital tenha equilíbrio financeiro? Com um bom entendimento do ciclo, certamente é possível que o hospital fature com mais eficiência. Isso levará a instituição a ter um faturamento maior.
Neste texto você verá como aumentar o faturamento hospitalar, e além disso entender como funciona a gestão do ciclo de receitas.
Quer deixar seu hospital mais competitivo e diminuir as glosas? Então continue a leitura e veja o que fazer para organizar e equilibrá-lo.
Como aumentar o faturamento do hospital
Há algumas formas para aumentar o faturamento dos hospitais. É possível negociar melhores valores com as operadoras, realizar procedimentos de maior complexidade, apostar na inclusão dos serviços de saúde em novos planos( e evitar se tornar refém dos grandes convênios regionais), dentre outros.
Analogamente, outra possibilidade para aumentar o faturamento é ajustar os processos internos, posteriormente evitando a fuga de receitas com os parceiros já existentes.
Certamente há fugas de receitas dentro dos processos que fazem com que os hospitais percam receita.
Dentre as causas de perda de receitas, podemos citar alguns exemplos:
- Contas ficam fora da remessa por falta de algum documento (carimbo/Assinatura do médico na prescrição),
- Falta de autorização de alguma guia
- evolução de procedimento com guia pendente
- Medicamentos receitados e dispensados porém sem documentação da ministração / checagem
- Cirurgias no qual não constam anestésicos em conta
- Cancelamento de cirurgias por falta de recursos / autorização
Por fim, outra dificuldade comum é a falta de atualização nos preços de materiais e medicamentos nos próprios sistemas dos hospitais. É prática comum de mercado ter valores atualizados e indexados contratualmente de acordo com as tabelas Brasíndice para medicamentos, e Simpro para materiais.
Acontece que frequentemente encontramos processos de atualização falhos ou em periodicidades subótimas, resultando em fuga de receita (cobrar mais barato por um item que teve o valor aumentado na tabela) ou então glosas, por cobrar mais caro por um item que teve redução de valor.
Podemos afirmar com certeza que todos estes problemas podem ser resolvidos com o desenvolvimento de bons processos voltados para o ciclo de receita.
Gestão de ciclo de receita
O ciclo de receita é composto por vários processos hospitalares, desde a entrada até a saída do paciente. Neste fluxo, Os setores envolvidos são:
- comercial;
- cadastro;
- agendamento;
- recepção;
- central de guias;
- área de assistência;
- suprimentos;
- faturamento;
- auditoria;
- financeiro;
- glosas e recursos de glosas.
Dessa forma, a gestão do ciclo tem como objetivo preencher as lacunas dos processos dessas áreas, para que os problemas citados não ocorram e assim o hospital aumente o seu faturamento.
Com uma boa gestão do ciclo de receitas, é possível faturar os itens consumidos minimizando as fugas de receita, no tempo e no prazo corretos.
Como colocar as melhorias do ciclo de receita em prática?
Como os hospitais são um ambiente complexo, com diversos processos e dependências entre os setores, não há solução mágica. É necessário analisar todos os setores envolvidos, com um olhar crítico do ponto de vista de faturamento, a fim aumentar os resultados.
Assim como em um paciente, é necessário fazer um diagnóstico antes de procurar um tratamento. Neste caso devemos realizar o diagnóstico dos processos do hospital, para que baseado nas evidências, as soluções de processo possam ser elaboradas.
Vamos citar problemas comuns em algumas áreas, para te ajudar a realizar o diagnóstico situacional de sua instituição.
Faturamento
Este setor é o maior impactado pelos problemas do ciclo de receita. Muitas vezes a percepção dos gestores é que o trabalho desta área é falho, porém não é o que observamos.
É necessário ter em mente que todos os problemas de processo estouram no faturamento. Os problemas comumente encontrados são:
- Prescrição sem CRM/assinatura
- Guia faltando
- Medicamento sem checagem
- Medicamento em conta porém sem prescrição
- Contas sem gases medicinais
Para cada um destes casos, e mais diversos outros, a equipe de faturamento posteriormente tem que ir atrás da central de guias, médicos, enfermeiras, farmácia etc, para corrigir as contas e garantir o embasamento da cobrança.
Tudo isso com a missão de enviar as contas para às operadoras em tempo hábil e cobrando por todos materiais e serviços prestados.
Será que no dia do fechamento é possível fazer este trabalho manual para todas as contas? Reflita…
Comercial
Escrevemos um bom texto explicando como deve ser uma boa gestão comercial, então aqui iremos elencar os principais problemas encontrados
- Desorganização de contratos com operadoras. Adendo sobre Adendo, sobre adendo até que ninguém mais sabe qual é a regra combinada, nem a instituição e nem a operadora. Enfim, daí pra frente tudo é resolvido via negociação, onde o hospital leva a pior diversas vezes.
- Falta de clareza nos contratos.
- Falha na comunicação interna. O comercial pode fechar o melhor contrato possível, mas se o resto da instituição não tiver plena ciência dos termos, podem não fazer boas escolhas do ponto de vista de geração de receita para a instituição.
- Negociação sem embasamento de custos. Sem saber qual é o custo de um procedimento, inegavelmente não saberá se fechou um bom valor de pacote.
Cadeia de suprimentos
Os principais problemas com a cadeia de suprimentos são, principalmente:
- Periodicidade de atualização das tabelas subótima.
- Itens cadastrados de forma incorreta – Diferenças entre genérico / similar / referência;
- comprar medicamentos ou materiais com valores mal negociados;
- Falhas na gestão do estoque / prazos de validade;
- Medicamentos dispensados, não ministrados e sem devolução.
Agendamento Cirúrgico
Análise os seguintes itens:
- Qual a taxa de cancelamento?
- As justificativas são plausíveis?
- O processo de agendamento ocorre somente com a guia da cirurgia e OPMEs aprovada?
- A pessoa responsável pelo agendamento possui autonomia para responder pelo agendamento como um todo, considerando guia de aprovação de cirurgia, aprovação de mat/med e OPME pela operadora, solicitação de equipamentos, sangue dentre outros?
A hora de centro cirúrgico é uma das mais caras da maioria das instituições, portanto não é possível se dar ao luxo de cancelar cirurgias e atuar com um baixo índice de utilização das salas por falhas processuais.
Este setor merece atenção especial ao passo que seu impacto é significativo nos resultados das instituições.
Central de guias
Análise os seguintes itens:
- A área possui conhecimento das condições contratuais negociadas de cada operadora?
- Existe material simples e claro para a consulta de condições e prazo?
- O sistema está parametrizado com tais condições?
- A auditoria / faturamento encontram com frequência itens que precisavam de autorização sem a devida guia?
- Há medição de glosa por motivos de autorização?
Este setor, principalmente se não estiver com um processo bem estruturado, pode ser uma potential fonte de glosas com impacto financeiro.
Financeiro e Gestão de Glosas
- Há o envio dos arquivos XML detalhado para as operadoras? E o recebimento?
- Há um registro fidedigno dos motivos de glosas?
- É possível diferenciar o que é glosa / inadimplência / bloqueio judicial?
- Há perda de prazo de recursos de glosa?
- Há aferição de glosa inicial e final?
- O Cronograma de recebimento esperado pelo financeiro bate com os prazos contratuais?
Todas essas questões podem revelar o nível de maturidade da gestão financeira do hospital, e baseado nas respostas é possível identificar a necessidade da revisão processual do setor.
Como reduzir glosas e melhorar o caixa?
Certamente muitas instituições de saúde têm problemas com a ocorrência de glosas, independe do seu tipo (técnicas, lineares ou administrativas).
Entretanto, existem algumas técnicas para diminuir essa cobrança e assim fazer com que o negócio possa crescer de forma sustentável.
O diagnóstico situacional é uma ferramenta fundamental para identificação dos problemas. Passamos aqui de maneira resumida alguns atributos necessários para a avaliação dos processos do ciclo de receita. Cada instituição deve ajustar seus processos de acordo com os problemas identificados. Envolva especialistas em processo juntamente com as equipes internas.
Invista em:
- automatização dos processos;
- Eliminação de processos que não geram valor;
- capacitação e no gerenciamento das equipes;
- foco em controle de qualidade;
- utilização de auditorias internas frequentes;
- Boa parametrização de seu ERP.
É hora de colocar os princípios em prática. Planeje-se para entender quais são os principais gargalos e as falhas no seu processo e em seguida resolva esses problemas.
Para saber um pouco mais de processos, leia nosso artigo sobre Lean Healthcare.
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